10 правил организации корпоратива
Чтобы провести любой, даже небольшой, корпоратив потребуется серьезный и обдуманный подход. Обычно для этого лучше связываться с event-агентствами, чтобы нанять профессионалов. Впрочем, зачастую у многих руководителей или компаний просто нет лишних средств на организацию мероприятия. Кстати, эта услуга далеко не самая дешевая. И тогда подготовка вечера становится заботой сотрудников из отдела по подбору персонала. HR-менеджерам приходится наскоро осваивать литературу, в которой теория создания праздников представлена сухой и поверхностной теорией. Тем не менее, event-мероприятия отвечают за развитие корпоративной культуры. Они — важная часть нематериальной мотивации персонала, которая отвечает за формирование облика компании как работодателя (речь идет о внутреннем и внешнем PR).
Что должны делать HR-менеджеры, если им поручили стать массовиками-затейниками?
Проведение корпоративов силами сотрудников — довольно частое явление среди компаний, которые хотят сэкономить на профессиональных организаторах. Такая задача вполне выполнима, хотя есть некоторые нюансы. Во-первых, качество праздника будет иным. Во-вторых, сотрудниками, участвующими в подготовке, эта задача будет восприниматься как рабочий процесс только немного другой формы. Порой на некоторых мероприятиях необходима помощь специалистов (например, для корпоративных спектаклей). Но если корпоратив предполагает прежде всего отдых (пикник или спортивное состязание на природе), то его реализация будет по силам коллективу.
Посмотрите на 10 правил самостоятельной организации вечера. Помните, точное следование этим пунктам уже сулит успех корпоративу.
1. Цели и задачи корпоратива должны быть четко сформулированы. Цели и задачи корпоратива должны быть четко сформулированы.
2. При создании рабочей группы из инициативных людей не набирайте слишком много. Менее 7 на 200 человек общего количества участников. Помните, помимо этих нескольких людей, которые будут заниматься организационными моментами, дополнительно потребуется кто-то для роли ведущего или аниматора.
3. Уделите внимание созданию календарного плана работ, где будут распределены сроки и обязанности.
4. При распределении обязанностей опирайтесь на специализацию, умения и желания человека в рабочем составе:
- Поставьте кого-то руководителем
- Креативщики пусть займутся проработкой схемы праздника
- Логистам поручите подбор места корпоратива и организацию доставки людей
- Лучше, если бюджет вечера будет рассчитан финансистами
- Все технические вопросы (покупка, аренда) смогут решить в административно-хозяйственном отделе
5. Ведущим и аниматором назначайте тех, у кого есть для этого потенциал или опыт (неспециалисту это будет трудно). Артистичные и харизматичные люди смогут «руководить» вниманием гостей и не дадут им заскучать.
6. Стоит заранее продумать, какие непредвиденные ситуации могут возникнуть и как, в случае чего, их решить. Нужно иметь в виду нескольких человек, которые смогут адекватно вести себя в сложных ситуациях. У профессиональных организаторов есть правило — прописывать часть финансов в смете на подобные обстоятельства.
7. Подумайте, какая роль должна быть отведена начальству. Учитывайте субординацию в неформальной обстановке, чтобы не возникли неприятные казусы.
8. Учитывайте пол и возраст основного состава участников — не каждый любит/сможет прыгать в мешках или становиться участником другого подвижного конкурса.
9. В случае проведения праздника на улице, будет хорошо, если бюджета хватит на аренду специальной готовой площадки. При самостоятельном поиске «полянки» обращайте внимание на следующее:
- Обязательно надо предупреждать администрацию населенного пункта о будущем мероприятии на их территории
- Техническая сторона — арендуемая мебель и тенты для площадки
- Вопрос организации питания
- Не забудьте решить вопрос с уборкой местности после себя
10. Возможные сложности:
- У активной группы вместо отдыха будет полноценная работа. Кто-то из сотрудников фирмы может быть расстроен или недоволен этим.
- Сама идея реализации программы сотрудниками является довольно сложной. По сути, это непростая задача, которая требует больших затрат времени и творческого потенциала.
- В любом коллективе есть люди, которые постоянно выражают свое недовольство по любому поводу. Несомненно, это надо переживать спокойно, ведь такое поведение может быть обусловлено самыми разными причинами. Возможно, в ходе мероприятия ситуация может измениться в лучшую сторону.
- Могут быть сложности с техническим обеспечением: звуковым и световым сопровождением, приготовлением пищи и прочим.
- Выездные мероприятия нередко влекут за собой травмы. У многих организаторов есть правило — включать страховку в свой пакет услуг.
- Иногда непредсказуемость погоды может нарушить планы на проведение праздника.
В целом, устроить корпоратив, не прибегая к помощи профессиональных организаторов, вполне возможно. На успешность такой затеи влияет организованность и ответственность руководителя, а также активной части сотрудников компании.